Der perfekte erste Eindruck
Wie Lohberger die Gästeregistrierung der Gastro. Premium. Night. mit der mtms Akkreditierung managed.
Die Gastro. Premium. Night. stellt bereits seit acht Jahren DAS Kochspektakel für Europas Elitegastronomen dar. Veranstaltet wird das Event im Rahmen der “Alles für den Gast” Messe in Salzburg. Neben mehr als 50 Ausstellern kommen Prominente, Starköche, Gourmets und Gastronomen in der Panzerhalle zusammen, um sich über kulinarische Neuigkeiten auszutauschen und Kochinnovationen zu präsentieren.
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Die Zielsetzung
Mit dem steigendem Interesse an der Messe, stieg auch die Besucheranzahl des Events auf über 1.100 Personen an (und das an einem einzigen Abend!). Neben den Teilnehmerzahlen wuchs natürlich auch die Anzahl an Beschäftigten, Partnern und Journalisten. Aus diesem Grund war es bald notwendig, ein Akkreditierungsverfahren für diverse Teilnehmerkategorien einzuführen und so einen geregelten Eventablauf zu ermöglichen.
Und genau hier kommt das Akkreditierungssystem von mtms Solutions ins Spiel. Für alle, die es noch nicht wissen: Seit dem heurigen Sommer zählt neben dem Ticketing, dem Einladungsmanagement, unseren Service- und Kommunikations-Tools und den Zutrittslösungen auch die Akkreditierung zum Portfolio der mtms. Ein ganz schön großer Schritt für uns, denn fortan können wir behaupten, eines der umfangreichsten Event Management Tools auf dem Markt anbieten zu können.
Nun aber zurück zur Gastro. Premium. Night. und den steigenden Teilnehmer- und Beschäftigtenzahlen. Um die hochkarätige Veranstaltung auch heuer in Ordnung zu halten, wird nur registrierten Personen der Zutritt gewährt. Dadurch hat der Veranstalter die Möglichkeit, stets nachzuvollziehen, welche Gäste zu welcher Partnerfirma zugehören. Durch das Akkreditierungssystem soll – trotz der Registrierung – ein schnelles und glattes Check-In-Verfahren gewährleistet werden.
Da uns die Qualität der Veranstaltung sehr am Herzen liegt, wollten wir unseren Gästen einen schnellen und unkomplizierten Check-In ermöglichen. Zudem war es uns wichtig, zu jeder Zeit nachzuvollziehen wer unsere Veranstaltung besucht, um die Zielgruppe zu wahren. Getreu dem Motto “premium” ist uns dies mit mtms hervorragend gelungen.
Reinhard Hanusch, Geschäftsführer von Lohberger Küchen Competence GmbH
Ein wesentlicher Anspruch von Lohberger an die Akkreditierung von mtms ist es, den Check-in-Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten, um für den Gast ein hohes Maß an Veranstaltungsqualität erlebbar zu machen. Insgesamt werden bei dem Event drei Teilnehmerkategorien festgelegt. Gäste, Aussteller und Medien bekommen jeweils verschiedene Berechtigungen. Die Zuweisung der Zutrittsberechtigungen erfolgt durch ein klassisches TAN-Verfahren, wobei jedem Lohberger-Partner TAN-Codes für das Event zugewiesen werden. Die „Tickets“ können von den Partnerfirmen wiederum frei an Kunden, Lieferanten etc. verteilt werden.
Die eingeladenen Gäste registrieren sich mit diesen Codes einfach online. Dabei wird die Registrierungsoberfläche via iFrame auf der Website der Gastro. Premium. Night. eingebunden. Nach der Registrierung wird den Gästen eine Bestätigung per E-Mail zugesandt. Medienvertreter und Aussteller erhalten nach der Registrierung ein Print@Home-Ticket, mit dem am Event eingecheckt wird. Der große Vorteil des Registrierungsverfahrens für Lohberger: Durch die TAN Zuteilung kann jedes Ticket einem Gast und der jeweiligen Partner-Firma zugeordnet werden.
Am Eventabend selbst erfolgt der Check-in-Prozess per QR Code, der auf dem Ticket abgebildet ist. Der Code wird beim Check-in per Android App vom Zutrittspersonal gescannt und der Name und Unternehmensname der akkreditierten Person erscheint am Display. Sollte die Person am Eventabend noch nicht akkreditiert sein, wird der Akkreditierungsvorgang vom Zutrittspersonal vor Ort durchgeführt. Somit wird gewährleistet, dass kein Gast im Regen stehen gelassen wird.
Alles in allem hat Lohberger bereits einen vorbildlichen Kommunikations- und Akkreditierungsprozess geschaffen, der für einen komfortablen und schnellen Check-in-Prozess beim Event sorgt. Getreu dem Motto „Make it short and simple.“ sorgt ein schlichter und smarter Akkreditierungsprozess auch heuer wieder für den perfekten ersten Eindruck der Gastro. Premium. Night.
